Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Obsługa Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w zakresie kompleksowej organizacji konferencji na terenie Politechniki Łódzkiej

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 368205180

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Polna 40

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-635

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@nawa.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.nawa.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa Osoba Prawna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Nauka i Szkolnictwo Wyższe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Obsługa Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w zakresie kompleksowej organizacji konferencji na terenie Politechniki Łódzkiej

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-9ccb0037-4c9d-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00389418

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00023544/13/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Obsługa Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w zakresie kompleksowej organizacji spotkań, konferencji i seminariów..

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, III Oś priorytetowa „Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju” Działanie 3.3. pt. „Umiędzynarodowienie polskiego szkolnictwa wyższego”

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://nawa.ezamawiajacy.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja między zamawiającym a
wykonawcami odbywa się w języku polskim za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem https://nawa.ezamawiajacy.pl.
Zamawiający nie przewiduje komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Dokumentacja niniejszego postępowania została opublikowana na Platformie. Szczegółowe informacje o sposobie porozumiewania
się zamawiającego z wykonawcami oraz sposobie przekazywania oświadczeń i dokumentów zwarte są w SWZ Zamawiający,
zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i
przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. 2020 poz. 2452) określa niezbędne wymagania sprzętowo
- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, w tym informację nt. specyfikacji połączenia, tj.: a) Stały dostęp do sieci
Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; b) Komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji:
pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich
nowsze wersje; c) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2,najlepiej w najnowszej wersji; d)
Włączona obsługa JavaScript;e) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. Zamawiający
zgodnie z § 11 ust. 2 ww. Rozporządzenia dopuszcza formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 75 MB w formatach:.pdf,
.xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt, .rtf, .xps, .odt, .ods, .odp, .ppt, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff,.png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg,
.mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7z,.html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt. Szczegółowe
informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz sposobie przekazywania oświadczeń i dokumentów
zwarte są w SWZ. Ilekroć w SWZ, a także w załącznikach do SWZ występuje wymóg podpisywania dokumentów lub oświadczeń lub
też poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania zdokumentem w postaci papierowej, należy przez to rozumieć że
oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym osoby (osób) uprawnionej (uprawnionych) do reprezentowania wykonawcy/podmiotu, na zasobach lub sytuacji
którego wykonawca polega zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub innym dokumencie
potwierdzającym umocowanie do reprezentowanie lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania wykonawcy/podmiotu, na
zasobach lub sytuacji którego wykonawca polega na podstawie pełnomocnictwa. W przypadku przekazywania w postępowaniu
dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem
wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Patrz SWZ - Załącznik nr 10 – klauzule informacyjne na temat przetwarzania danych
osobowych

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Patrz SWZ - Załącznik nr 10 – klauzule informacyjne na temat przetwarzania danych
osobowych

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 18/usł/2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest obsługa Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej w zakresie kompleksowej organizacji 2-dniowej konferencji o wymiarze międzynarodowym w formie hybrydowej lub zdalnej

Konferencja realizowana będzie w Łodzi na terenie Politechniki Łódzkiej w następujących obiektach:
 program konferencji, transmisja, przerwy kawowe i lunch: aula IFE i przestrzeń pomocnicza w budynku A16 Centrum Kształcenia Międzynarodowego Politechniki Łódzkiej, przy ul. Żwirki 36 w Łodzi (kod 90-539);
 uroczysta kolacja: we foyer Centrum Konferencyjnego "Alchemium" przy ul. Stefana Żeromskiego 114 w Łodzi (kod 90-543).

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 5 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: 2.4.1 Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy, polegających na realizacji usług konferencji/wydarzeń/spotkań. Zamówienia, o których mowa powyżej, jeżeli zostaną udzielone, będą dotyczyć w szczególności świadczonych usług opisanych w SWZ (patrz OPZ).Zakres usług może różnić się od zadań opisanych w OPZ, tj. obejmować inne niezbędne do realizacji wydarzenia działania wchodzące w zakres usług podobnych, np.: najem sal wraz z wyposażeniem multimedialnym, catering/wyżywienie, upominki/gadżety, noclegi, transport, zatrudnienie prelegenta.
2.4.2 Całkowita wartość zamówienia podobnego nie przekroczy kwoty netto: 100 000,00 zł.
2.4.3 Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
2.4.4 Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Cena, sposób i termin realizacji, a także postanowienia odnośnie kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 50

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja kreatywna materiału filmowego - próbka

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Koncepcja aranżacji przestrzeni dla konferencji

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Rozwiązania proekologiczne

4.3.6.) Waga: 6

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium społeczne – zatrudnienie na umowę o pracę 1 osoby niepełnosprawnej

4.3.6.) Waga: 4

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty środowiskowe

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu wykazania braku
podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:1.1 aktualne na dzień
składania ofert oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Oświadczenie wykonawca składa zgodnie ze wzorem stanowiącym
Załącznik Nr 5 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców ww. oświadczenie składa każdy z
wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone
kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. 1.2
Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z ww. oświadczeniem także
oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ, potwierdzające brak
podstaw wykluczenia tego podmiotu. Oświadczenie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem
elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. 2. Dokumenty składane na wezwanie
zamawiającego. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie,
nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, następujących podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania
wykluczeniu, aktualnych na dzień złożenia: oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, o braku
przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów
(Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenia o
przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub
oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowe; Wzór oświadczenia stanowi
Załącznik nr 6 do SWZ; 3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej
zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w
sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415).

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu
potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w SWZ, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą
następujące oświadczenia i dokumenty:1.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w
postępowaniu w zakresie wskazanym w Załącznik Nr 4 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez
wykonawców ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia należy złożyć
w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie
z wymogami SWZ. 1.2 Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z ww.
oświadczeniem także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ,
potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
Oświadczenie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub
podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. 1.3 zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w SWZ – jeżeli wykonawca
polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego. Zobowiązanie należy złożyć w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym
podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym zgodnie z wymogami SWZ. W celu potwierdzenia braku
podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej
oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 5 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych
podmiotowych środków dowodowych 1. 5.2.2 wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych
również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z
podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są
wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wykaz
należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ. 2. 5.2.3 wykazu osób, którymi Wykonawca dysponuje lub
będzie dysponował, zdolnymi do wykonania zamówienia, to jest zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia,
posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr
12 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty srodowiskowe

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-20 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Miejsce składania ofert: https://oneplace.marketplanet.pl – Platforma Zakupowa NAWA na Portalu ONEPLACE

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-20 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-20

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE